Referenssitarkistus on olennainen osa rekrytointiprosessin viimeisiä vaiheita. Sen avulla voidaan varmistaa ehdokkaiden osaaminen, täydentää kuvaa työtavoista, vuorovaikutustavoista sekä vahvistaa jo muodostettua käsitystä henkilön työprofiilista. Referenssit tarjoavat lisäksi ulkopuolisen näkemyksen, joka voi tuoda esiin näkökulmia, joita pelkät haastattelut eivät paljasta.
Teoreettinen tausta ja hyödyt
Referenssitarkistuksen taustalla vaikuttavat yleisesti validiteetin, reliabiliteetin ja riskinhallinnan periaatteet. Referenssit yhdessä eri arviointimenetelmien, kuten esimerkiksi haastattelun ja psykologisten testien avulla auttavat muodostamaan luotettavan kokonaiskuvan hakijasta. Menetelmät mahdollistavat faktantarkistuksen ja niiden avulla voidaan hahmottaa myös mahdollisia ristiriitaisuuksia.
Referenssit tarjoavat niin sanottua kontekstuaalista tietoa, eli tietoa siitä, miten henkilö toimii tietyssä työympäristössä, kulttuurissa ja paineen alla. Tutkimusten mukaan referenssien tarkistus voi myös lisätä rekrytoinnin prediktiivistä validiteettia, eli kykyä ennustaa tulevaa työsuoriutumista, kun sitä käytetään yhdessä muiden arviointimenetelmien kanssa. Referenssit mahdollistavat monipuolisemman ja tasapainoisemman kuvan muodostamisen ilman, että painoarvo jää pelkästään kandidaatin omaan näkemykseen tai esiintymistaitoon.
Mitä referenssitarkistuksella voidaan selvittää?
Referenssitarkistuksella voidaan varmistaa kandidaatin työhistorian todenmukaisuus ja konkreettiset saavutukset. Esimerkiksi, jos ansioluettelossa on mainittu vastuullinen rooli asiakasprojektissa, entinen esihenkilö tai kollega voi tarkentaa, mitä tehtäviä henkilö todella hoiti ja millä tavalla hän onnistui.
On hyvä myös huomioida, että tekoälyn aikakaudella yhä useampi kandidaatti hyödyntää tekoälyä rekrytointiprosessin eri vaiheilla, kuten hakemustekstien hiomisessa, haastattelukysymysten harjoittelussa tai mahdollisesti case-tehtävien ratkaisussa. Vaikka tämä voi parantaa ja muovata kandidaatin vaikutelmaa ja potentiaalia prosessin eri vaiheissa, se voi myös hämärtää rekrytoijan käsitystä henkilön todellisista vahvuuksista ja työskentelytavoista. Juuri siksi referenssien tarkistus on tänä päivänä entistä tärkeämpi työkalu. Se tuo prosessiin aitoutta ja käytännön näkökulmaa henkilön aiemmasta toiminnasta. Referenssit täydentävät kokonaiskuvaa ja auttavat varmistamaan, että valinta perustuu todellisiin näyttöihin ja yhteistyökokemuksiin.
Työetiikka, luotettavuus ja vastuunkanto ovat asioita, jotka nousevat usein esiin referenssikeskusteluissa selkeämmin kuin kandidaatin itse kertomana. Usein myös referenssien yhteydessä täsmennetään tietoa liittyen tiimityöskentely- ja vuorovaikutustaitoihin. Referenssien kautta voi saada paremman kuvan siitä, miten henkilö toimii erilaisissa tiimeissä ja työyhteisöissä. Onko hän aktiivinen osallistuja, rakentava keskustelija vai kenties enemmän taustalla toimiva asiantuntija?
Kehityskohteet ja valmennustarpeet ovat usein hyödyllistä tietoa myös perehdytyksen ja johtamisen suunnittelun kannalta. Referenssitarkistuksella voidaan lisäksi:
- tunnistaa mahdollisia ristiriitaisuuksia eri arviointimenetelmien välillä
- täydentää soveltuvuusarvioinnin havaintoja arjen toimintatavoista
- saada käsitys henkilön kyvystä vastaanottaa ja hyödyntää palautetta
- tarkastella kandidaatin suhtautumista muutoksiin ja organisaation sisäisiin prosesseihin
- kartoittaa, millaista esihenkilötyötä tai tiimikulttuuria hän arvostaa ja tarvitsee
Parhaat käytännöt referenssien tarkistamiseen
Referenssit kannattaa tarkistaa lähellä rekrytointipäätöstä, kun kandidaatti on jo arvioitu muiden menetelmien kautta. Tärkeää on kysyä referenssit läheisessä työsuhteessa olleilta henkilöiltä, kuten esihenkilöiltä tai kollegoilta. Referenssitarkistus tulee myös aina tehdä kandidaatin suostumuksella ja luottamuksellisesti. Prosessin tulee olla yhdenvertainen ja perustua ennalta määritettyyn runkoon, joka mahdollistaa kandidaattien objektiivisen vertailun.
Puhelinhaastattelu on vakiintunut käytäntö referenssien tarkistuksessa, ja keskustelu rakentuu yleisesti avoimien ja kompetenssipohjaisten kysymysten ympärille. Vaihtoehtoisesti voidaan hyödyntää myös digitaalista referenssintarkistusta, joka mahdollistaa referenssitiedon keräämisen helposti, turvallisesti ja GDPR:n mukaisesti sähköisen järjestelmän kautta. Tämä tuo joustavuutta referenssin vastaajalle. Digitaalinen referenssintarkistus voi nopeuttaa prosessia ja lisätä läpinäkyvyyttä, erityisesti silloin, kun referenssejä on useita tai kun työaikaresurssit ovat rajalliset.
Hyvin toteutettu referenssitarkistus tukee rekrytointipäätöksiä, täydentää muuta arviointitietoa ja auttaa tekemään harkittuja, tietoon perustuvia valintoja. Se tuo esiin hakijan toimintatapoja ja yhteistyövalmiuksia käytännön tasolla ja tarjoaa mahdollisuuden varmistaa, että valittu henkilö täyttää tehtävän kriteerit ja sopii organisaation toimintakulttuuriin.
Tutustu myös muihin julkaisuihin
Tutustu uusiin julkaisuihimme sekä asiakkaidemme onnistumistarinoihin.
Osaamislähtöinen rekrytointi – Kuinka tunnistaa oikea henkilö?
Motivaation merkitys rekrytoinnissa – mitä kannattaa ottaa huomioon?
