Tietosuojaseloste

TIEDOT REKISTERISTÄ

Rekisterin nimi: Avila Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri
Rekisterinpitäjä: Avila Oy, PL 4 02321 Espoo
Y-tunnus: 2729999-7

Päivitetty 10.1.2023

REKISTERIN YHTEYSHENKILÖ 

Rekisteriin liittyvissä kyselyissä voitte ottaa yhteyttä:

Mikko Savusalo, Rekrytointipalveluiden johtaja

mikko.savusalo@avila.fi

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Asiakastiedot ja asiakkuuksiin liittyvät tiedot:

Rekisteriin kerätään seuraavat tiedot: Yrityksen ja/ tai henkilön etu- ja sukunimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot, ja tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista. Henkilöiden itsensä antamat luokittelutiedot (esimerkiksi kiinnostuksen kohteet),  IP-osoitetieto tai muu tunniste, Asiakaspalautetiedot, Tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot, Evästäiden kautta kerättävät tiedot, Muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot.

Verkkopalvelustamme keräämämme tiedot:

Tallennamme rekisteriimme tiedot, jotka olet itse toimittanut yhteydenottolomakkeella Avila Oy:n verkkosivuston avila.fi, tai palvelun alasivujen tai ali-domainien (esim. blogi.avila.fi) kautta, tai sähköpostilla.

Työnhakijoihin liittyvät tiedot:

Työnhakijarekisterissä olevat tiedot kerätään suoraan Työnhakijalta. Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

• Henkilön perustiedot (nimi, sukupuoli, syntymäaika, yhteystiedot)
• CV-tiedot
• Valokuva
• Koulutus- ja työhistoria
• Referenssitiedot
• Työnäytteet
• Soveltuvuusarviointiin osallistuminen ja arvioinnin raportit

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisteriin käytetään henkilötietolakia noudattaen asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen, Palvelun tuottamiseen ja kehittämiseen, Palvelusta ja tuotteista tiedottamiseen ja viestimiseen, sekä laskuttamiseen. Verkkopalvelussa annettujen tietojen perusteella pystymme myöntämään pääsyn niihin verkkopalvelun eri osiin ja sisältöihin, joita olet itse pyytänyt.

Rekisterin pitäjä kerää ja käsittelee henkilötietoja suorittaakseen rekrytointitoimenpiteitä ja edistääkseen henkilön työllistymistä. Henkilötietoja käsitellään henkilön suostumuksen nojalla.

Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn kautta saatamme myös lähettää sinulle kohdennettuja markkinointi- ja asiakasviestejä. Mikäli et kuitenkaan halua saada meiltä viestejä, voit milloin tahansa ilmoittaa asiasta Avila Oy:lle.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän rekrytointiin ja soveltuvuusarviointeihin osallistuvat henkilöt, sekä mahdolliset rekisterinpitäjän valitsemat rekrytointiin osallistuvat kolmannet osapuolet. Lisäksi henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän palveluntarjoaja tuottaakseen rekisterinpitäjälle teknistä alustaa rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseksi. Muita mahdollisia henkilötietojen käsittelijöitä voi olla erilaiset rekrytoinnin apujärjestelmät.

REKISTERIN TIETOLÄHTEET

Tietolähteenä on henkilö itse antamalla henkilötietoja hakiessaan työpaikkaa, ja asiakkaan itse antaessaan pyydettäessä lisätietoa.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti 24 kuukautta hakemuksen tallentamishetkestä. Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voidaan säilyttää kauemmin. Näissä tapauksissa henkilöltä pyydetään erillinen suostumus pidempiaikaiseen säilytykseen. Näihin tietoihin Avilalla pääsee rekrytointeihin aktiivisesti osallistuvat työntekijät.

Osaajayhteisössä (Talent Community) henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti 24 kuukautta osaajayhteisöön liittymisestä tai siihen lisäämisestä. Tämän säilytysajan päätteeksi henkilöltä kysytään aktiivisesti halukkuutta yhteisön jäsenenä jatkamiseen. Aktiivisella hyväksynnällä henkilö voi jatkaa yhteisön jäsenenä myös pidemmän ajan, muussa tapauksessa henkilötiedot poistetaan automaattisesti säilytysajan jälkeen. Näihin tietoihin Avilalla pääsee rekrytointeihin aktiivisesti osallistuvat työntekijät.

Soveltuvuusarvioinnin henkilötietoja säilytetään 24 kuukautta. Näihin tietoihin on pääsy arvioinnin tehneellä arviointipsykologilla.

TIETOTURVA

Henkilötietoja säilytetään palveluntarjoajan palvelimilla, jotka ovat suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Kerättävä ja käsiteltävä henkilötieto pidetään luottamuksellisina eikä sitä ilmaista muille kuin sitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella rekisterinpitäjän asiakkaille. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Mikäli henkilö on tallentanut henkilötietoja rekisterinpitäjän rekrytointijärjestelmään, tietojenkäsittelyn ainoa tarkoitus on täyttää rekrytoinnin vaatimat toimenpiteet. Palveluntarjoaja vastaa teknisestä ja tietoturvallisesta suojauksesta. Palveluntarjoaja voi esimerkiksi teknisissä selvityksissä joutua käsittelemään henkilötietoja. Palveluntarjoajan henkilöstö on allekirjoittanut vaitiolosopimuksen, sekä sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietoturvallisesti, luottamuksellisesti ja vain tuottaakseen palvelua.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista rekisterissä. Tarkastus- ja oikaisupyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna tässä tietosuojaselosteessa määritellylle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.

Sinulla on myös oikeus kieltää Avila Oy:tä käsittelemästä sinua koskevia tietoja suoramarkkinointia, etämyyntiä tai mielipidetutkimusta varten ilmoittamalla siitä Avila Oy:n rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.

TIETOJEN LUOVUTUS JA SIIRTO

Voidaksemme toimittaa Palvelua sinulle parhaalla mahdollisella tavalla, luovutamme tietoja yhteistyökumppaneillemme, jotka käsittelevät tietojasi ainoastaan Palvelun toimittamisen vaatimissa rajoissa. Yhteistyökumppanimme eivät käytä tietoja muihin tarkoituksiin eivätkä luovuta tietoja kolmansille osapuolille.

Henkilötietoja tallennetaan vain EU/ETA -alueella käsitellään vain EU/ETA -alueella. Tietojensiirtoa EU/ETA alueen ulkopuolelle voi tapahtua vain viranomaisvaatimuksen niin pakottaessa. Tällöin palveluntarjoaja huolehtii, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti ja asetuksen mukainen käsittely on sovittu asetuksen vaatimin tietojenkäsittelysopimuksin.

REKISTERIN SUOJAUS

Rekisteri on suojattu ulkopuolisten käytöltä. Rekisterin käyttö on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Käyttäjiä sitoo salassapitovelvollisuus. Rekisteriin pääsy on ainoastaan Avila Oy:n työntekijöillä, joiden työtehtävät edellyttävät rekisterissä olevien tietojen käsittelyä. Työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

EVÄSTEET

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat automaattisesti tietokoneelle / päätelaitteelle kävijän vieraillessa eri verkkosivustoilla. Verkkopalvelumme hyödyntää evästeitä, jotta voimme tarjota palvelumme mahdollisimman käyttäjäystävällisenä ja laadukkaana.

Sivustomme käyttää Google Analytics –ohjelmistoa, kerätäkseen anonyymejä tilastoja sivuston käyttäjistä tarkoituksenaan parantaa Palvelun laatua. Ohjelmisto tallentaa muun muassa tietoja siitä, millä sivulla käyt, kuinka kauan viivyt sivustolla, mitä kautta tulit sivustolle ja mitä linkkejä klikkaat.

Mikäli et halua Palvelun saavan tietoja evästeiden avulla, voit kieltää evästeet (useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen). Huomaa kuitenkin, että tällöin Internet-sivut ja/tai Palvelu ei välttämättä toimi häiriöittä.

SOSIAALISEN MEDIAN LIITÄNNÄISET

Avila Oy:n sivustolla voi olla linkkejä ja yhteyksiä kolmannen osapuolen verkkosivustoihin sekä ns. sosiaalisen median liitännäisiä (esim. Facebookin yhteisöliitännäisiä). Sosiaalisen median liitännäisten käyttäminen voi lähettää tunnistettavaa tietoa kyseisille sosiaalisen median palveluntarjoajille. Liitännäisen avatessasi saatat sallia kolmansien osapuolten internetsivujen evästeiden tallentumisen tietokoneellesi, jolloin näiden hallinnoijat voivat seurata sivun käyttöä, mikäli olet kirjautunut kyseisen palveluntarjoajan sosiaaliseen mediaan. Näihin Avila Oy:n sivustoilla ja Palvelussa oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kolmannen osapuolen yksityisyys-, käyttö- ja muita ehtoja. Avila Oy:llä ei ole määräysvaltaa tällaisiin kolmansien osapuolten internetsivuihin, eikä Avila Oy ole vastuussa mistään niillä julkaistusta materiaalista tai niiden käytöstä.

MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Päivitämme tietosuojaselosteemme muutokset viipymättä verkkopalveluumme.

AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Rekisterin henkilötietoihin ei kohdistu automaattista päätöksentekoa.