Virherekrytoinneilla on kattavat vaikutukset organisaation toimintaan. Ne vaikuttavat suoraan tuottavuuden laskuun, työilmapiiriin, asiakastyytyväisyyteen sekä tiimin ja esihenkilön ajankäyttöön.
Virherekrytointien suorat kulut vaihtelevat Suomessa 30 – 50% välillä henkilön vuosipalkasta, johon tulee lisäksi laskea epäsuorat kulut, joita syntyy rekrytointiin käytetystä ajasta, siihen osallistuneiden henkilöiden palkkakuluista ja tuottavuuden alenemasta. Virherekrytoinnin kulut vaihtelevat 10 000 – 100 000 euron välillä riippuen tehtävän tasosta ja yhtiön kokoluokasta. Laskemamme arvion mukaan koko Suomen mittakaavassa virherekrytointien kustannus nousee satoihin miljooniin euroihin ja arvioina on noin 120 – 210 miljoona euroa vuodessa.
Rekrytointeja tehtäessä mahdollisuus satunnaisiin virhererkytointeihin on aina olemassa. Kuitenkin tiedostamalla rekrytointiprosessien kriittisimmät vaiheet kriittisimmät vaiheet voidaan prosesseja parantaa, jotta epäonnistumiselta vältytään.
Epäonnistuminen rekrytoinnissa voi olla monen tekijän summa
Havainnollistetaan kuluja tarkemmin esimerkin avulla. Yhtiö on rekrytoinut työntekijän esihenkilörooliin kolmen henkilön tiimille ilmoitushaun kautta. Rekrytointiprosessiin on kuulunut useampi haastattelukierros sekä ennakkotehtävä. Valitun kandidaatin taidot ovat tulleet selkeästi esiin haastatteluissa ja ennakkotehtävä puoltaa teknistä osaamista. Henkilö palkataan rooliin ja hänen kuukausipalkkansa on 5500€ + vuosibonus. Työntekijää on perehdytetty tehtävään kahden muun työntekijän toimesta intensiivisesti noin 1,5 viikon ajan, ja sen jälkeen seuraten kehitystä viikottain.
Kuitenkin ensimmäisten kuukausien aikana huomataan, että henkilön työskentelytavat ja esihenkilötyyli eivät sovi odotetusti organisaatioon ja tämän vaikutukset ovat alkaneet heijastua alaisten toimintaan sekä koko tiimin myyntitulokseen. Intensiivisen seurantaprosessin jälkeen, yrityksen johto ja HR tulevat ennen koeajan loppua tulokseen, että kyseessä on ollut valitettava virherekrytointi, ja työsopimus joudutaan purkamaan.
Yhtiön pohtiessa kuinka paljon kyseinen virherekrytointi kustantaa, tulee tässä huomioida työntekijän kokonaispalkkakulut tai osa palkkakuluista tuloksista riippuen 6 kuukauden ajalta (esimerkissä 50% palkkakuluista, 22 275 eur) sekä rekrytointiprosessin kulut, kuten esimerkiksi ilmoitushaun kulu (1 400 eur), ilmoitusten hallinointiin käytetty työaika (1 350 eur) ja rekrytointia edistäneiden henkilöiden palkkakulut (1 620 eur). Kokonaissummaan tulee laskea myös perehdytyksestä vastanneiden henkilöiden palkkakulut (2 785 eur) ja menetetty tuottavuuden alenema, arvioilta noin 2 000 eur. Tämän esimerkkivirherekrytoinnin kokonaiskustannukseksi tulisi noin 31 500 €, ja tässä ei olla otettu huomioon epäsuoria kuluja, jotka voivat heijastua henkilöstön työhyvinvointiin ja asiakastyytyväisyyteen.
Rekrytointi toteutettiin ilman kumppania, joten rekrytointitakuuta ei ole. Silloin rekrytointi tulee aloittaa alusta ja laskea kokonaiskuluihin myös uuden tulevan rekrytointiprosessin kulut, joka on aiempia numeroita hyödyntäen noin 9 000 – 10 000 euron lisäkustannus.
Yleisimmät virhererkytoinnin syyt:
Osaaminen
Yleisemmin virherekrytoinnin takana on ristiriitatilanteet osaamisen suhteen. Työnantajan näkökulmasta voidaan katsoa, että palkatun henkilön osaaminen ei vastaakkaan täysin sitä, mitä ollaan alunperin haettu. Toisaalta, myös työnhakija voi kokea ahdistuneisuutta, stressiä ja turhautuneisuutta jos työtehtävät eivät vastaa omaa osaamista tai odotuksia rekrytointiprosessista. Tällöin riski työsopimuksen purkautumiseen on suurempi.
Työskentelytavat ja arvot
Kuten esimerkkitapauksessamme, voi myös virherekrytointiin johtaa 1) erot työskentelytavoissa- ja kulttuurissa, 2) erot organisaation ja henkilön arvomaailmoissa tai 3) pettymykset johtamisotteessa valitun henkilön tai hänen esihenkilön osalta. Näillä kaikilla on suuri vaikutus sekä organisaatioon että työntekijään, ja riski, että työsopimus purkautuu myös työntekijän toimesta, kasvaa.
Henkilöominaisuuksien arviointikriteerit
Epäonnistuneissa rekrytonnissa henkilövalinnan takana ovat yleensä epäselvät tai ristiriitaiset arviointikriteerit. Tehtävään valitaan henkilö puhtaasti kokemuksen tai osaamisen pohjalta, kiinnittämättä huomioita henkilövalintaan.
Henkilöominaisuuksien arviointikriteerit määrittävät työssä menestymisen kannalta tärkeimmät henkilöominaisuudet ja työskentelytyylit, joita työntekijä tarvitsee työtehtävässä ja toimintaympäristössä onnistumiseen. Kriteerien asettamisessa kannattaa pohtia, kuinka vaaditut henkilöominaisuudet näkyvät työntekijän päivittäisessä toiminnassa ja miten kriteereitä mitataan objektiivisesti prosessin aikana. Henkilöominaisuuksia tulisi arvioida muillakin menetelmillä kuin pelkällä haastattelulla.
Vältä virherekrytointi varmistamalla nämä kolme asiaa
Selkeät arviointikriteerit ja järkevä aikataulu
Kriteerit siis määrittävät työssä menestymisen kannalta tärkeimmät ominaisuudet, taidot ja työskentelytyylit, joita työntekijä tarvitsee onnistuakseen työtehtävässä ja sen toimintaympäristössä. Henkilöominaisuuksien asettamisessa kannattaa pohtia, kuinka vaaditut ominaisuudet näkyvät työntekijän päivittäisissä työskentelytavoissa ja toiminnoissa.
Jos esimerkiksi roolissa menestymisen kannalta on tärkeää, että henkilö on itseohjautuvainen, millaisia ominaisuuksia se käytännössä tarkoittaa? Onko hän oma-aloitteinen, onko hänellä korkea priorisointikyky ja hyvä paineensietokyky, tai miten hän hallitsee stressiä?
Kriteerit ja henkilöominaisuudet ohjaavat ja tukevat koko rekrytointiprosessia sekä eri vaiheiden päätöksentekoa. Jos työssä menestymisen kannalta tärkeimmät valmiudet ja osaamiset eivät ole selkeät, voi rekrytointia olla vaikeaa saattaa onnistuneesti maaliin. Kyseiset kriteerit tulisivat olla läsnä siis koko rekrytoinnin ajan ja tukea päätöksentekoa rekrytoinnin ensimmäisistä vaiheista lähtien.
Rekrytointiin on varattava myös aikaa ja suunnitelma sen etenemisestä on hyvä olla selkeä kaikille osapuolille ennen rekrytoinnin alkua. Tällöin varmistetaan, että rekrytointia ei viedä maaliin aikapaineen takia ja tehdyt päätökset ovat linjassa strategian ja kriteerien kanssa.
Tiivistettynä:
- Kirjaa mahdollisimman selkeät osaamisen ja henkilöominaisuuksien kriteerit roolille, eli kuvaus tehtävän tärkeimmistä ominaisuuksista, tavoitteista ja odotuksista sekä henkilön toivotuista ominaisuuksista.
- Pohdi yrityksesi kulttuuria, arvoja ja toimintatapoja – millainen henkilö sopii organisaatioonne?
- Toteuta rekrytointi suunnitelman mukaisesti, kiireys- ja aikapainetta välttäen.
Psykologinen henkilöarviointi
Henkilöarviointi toimii turvallisena ja kustannustehokkaana työvälineenä, jonka avulla pystytään välttämään epäonnistuneiden rekrytointien suuret kulut ja sivuvaikutukset yrityksen toimintaan. Psykologisen henkilöarvioinnin taustalla vaikuttavat myös selkeät kriteerit ja ne määritellääkin yhdessä toimeksiantajan kanssa arviointiprosessin alussa.
Kansallisen rekrytointitutkimuksen 2024 mukaan yksi isoimmista kehityskohteista organisaatioiden rekrytointiprosessissa on soveltuvuusarviointien ja psykologisten testien hyödyntäminen. Yli 40% kyselyyn vastanneista henkilöstöhallinnon ammattilaisista koki, että organisaatioissa onnistutaan erittäin huonosti, tai melko huonosti näiden käytössä. Soveltuvuusarviointien arvo ja tärkeys siis tunnistetaan, mutta niiden toteutuksessa on vielä varaa kehittämiselle.
Henkilöarviointien hyödyt organisaatiolle ovat suoraviivaiset rekrytointipäätöksen yhteydessä, mutta ne tuovat lisäarvoa myös pidemmällä aikavälillä. Arvioinnin tuloksia voidaan hyödyntää perehdyttämisessä ja työsuhteen alussa, potentiaalin kartoituksessa sekä uraohjauksessa. Voit lukea täältä lisää psykologisen henkilöarvioinnin hyödyistä pitkällä ja lyhyellä aikavälillä.
Kandidaatille, arviointiin osallistuminen voi auttaa omien motivaatiotekijöiden, vahvuuksien ja kehityskohteiden tunnistamisessa sekä selkeyttää omaa mielikuvaa siitä, näkeekö itsensä roolissa ja organisaatiossa.
Tiivistettynä:
- Psykologinen henkilöarvioinnilla kartoitat sellaisia asioita, joita on haastattelun aikana vaikeaa identifioida.
- Saat selkeän suosituksen rekrytointipäätöksen tueksi.
- Varmistat oikeaoppisen perehdytysprosessin.
Toteuta rekrytointi yhdessä rekrytointikumppanin kanssa
Oikean osaajan löytämisen tukipylväinä on siis suunnitelmallisuus, aktiivisuus ja osaaminen, sekä joissakin tapauksissa rekrytointikumppanin tuki ja toiminta. Ammattitaitoinen suorahaun ja rekrytoinnin kumppani löytää oikeat osaajat, antaa strategista tukea ja neuvonantoa rekrytoinnin aikana ja varmistaa onnistuneen kandidaattiviestinnän joka tukee työnantajamielikuvaa.
Lisäksi kumppanin kanssa toimiessa, yleensä rekrytoinneilla on takuuaika kuuden tai kahdentoista kuukauden ajan; jos työsopimus joudutaan purkamaan takuuajan puitteissa, käynnistyy silloin rekrytointi uudelleen, kulutta asiakkaalle.
Jos organisaationne pohtii oikeita lähestymistapoja onnistuneen rekrytoinnin läpiviemiseksi, olemme mielellämme apunanne. Ota yhteyttä!
Avainsanat
- virherekrytointi
Julkaistu
Ota yhteyttä
Mikko Savusalo
mikko.savusalo[at]avila.fi