Haastattelut ovat keskeinen osa jokaista rekrytointiprosessia. Jokainen haastattelu on molemmin puolinen tilaisuus oppia ja arvioida, miten ehdokas sopii yrityksen kulttuuriin ja tehtävälle asetettuihin vaatimuksiin. Jotta haastattelu olisi mahdollisimman onnistunut, vaatii se haastattelijalta valmistautumista, suunnittelua ja selkeää agendaa. Lue alta 5 vinkkiä kuinka haastattelijana voit varmistaa haastattelun tavoitteiden saavuttamisen.
1. Aseta selkeä agenda haastattelulle
Useat organisaatiot ovat siirtyneet kohti vuorovaikutteisempaa haastattelumallia, jossa tarkoituksena on tutustua henkilöön, kartoittaa hänen osaamistaan ja peilata tehtävän sopivuutta molempien osapuolten näkökulmasta. Tässä avoimemmassa haastattelumallissa korostuu haastattelijan ennakkovalmistautumisen ja avainkysymysten pohdinnan tärkeys. Innostavan ja vuorovaikutteisen keskustelun vieminen eteenpäin vaatii kuitenkin harjoittelua, samalla kun varmistetaan, että keskustelu pysyy raameissaan ja kaikki tarvittavat tiedot saadaan kartoitettua.
Rekrytointiprosessin eri vaiheissa haastattelujen tavoitteet voivat vaihdella; esimerkiksi voi olla teknisiä haastatteluja tai organisaation kulttuuriin sopivuutta kartoittavia ’cultural fit’ -haastatteluja. Oli haastattelun aihe mikä tahansa, sen tulisi tukea aina yleistä tavoitetta identifioida tehtävän kriteeristöön sopivin työntekijä. Strukturoitua haastattelurakennetta kannattaa siis hyödyntää varsinkin ensimmäisissä haastatteluissa, ja rekrytoinnin edetessä siirtyä kohti puolistrukturoitua rakennetta. Lisäksi ennalta määritelty rakenne varmistaa, että kandidaatteja vertaillaan objektiivisesti.
2. Valmistaudu tutustuen roolin kriteeristöön ja kandidaatin profiiliin
Kun agenda ja tavoitteet haastattelulle ovat selkeät, ennen haastattelun alkua on hyvä vielä tarkistaa, että kaikki siihen osallistuvat sidosryhmät tietävät tehtävälle määritellyn kriteeristön. Näin ollen kandidaatteja arvioidaan samoista lähtökohdista käsin ja heidän objektiivinen vertailunsa on helpompaa. Kannattaa myös huolehtia siitä, että kriteeristö on selkeä ennen hakijoihin tutustumista; tällä tavoin varmistetaan, että prosessi pysyy mahdollisimman tasavertaisena, eikä kysymyksiä tai kriteeristöä tiedostaen tai tiedostamatta muokata kandidaatteihin sopiviksi. Muistathan tutustua lisäksi kattavasti myös hakijan ansioluetteloon, hakemukseen ja muihin mahdollisiin lisätietoihin ennen haastattelun alkua.
Yksi keino rikastaa haastatteluja on pyytää kandidaatteja tekemään ennakkotehtävä, joka lähetetään heille täytettäväksi ennen haastattelua ja palautetaan takaisin haastattelijoille esimerkiksi viimeistään edellisenä päivänä. Ennakkotehtävä mahdollistaa konkreettisemman keskustelun roolista ja sen vaatimista taidoista, ja sitä voi hyödyntää myös keskustelun ohjaamiseen. Ennakkotehtävä toimii parhaiten rooleihin, joissa tehtävänkuvaan sisältyy osa-alueita, jotka ovat hyvin tehtäväspesifejä ja vaativat enemmän työnkuvan määrittämistä yhteisesti.
3. Ohjaa keskustelua
Haastattelun alussa keskustelu etenee esittäytymisten kautta haastattelun agendaan ja sen tavoitteisiin. Tämän jälkeen voidaan kertoa tarkemmin organisaatiosta, roolista tai tiimistä, ja siirtyä siitä kohti perusluontaisia ja lämmitteleviä kysymyksiä, joiden tarkoituksena on tutustua ehdokkaaseen, kartoittaa hänen taustojaan sekä luoda luottamusta välillenne.
Kun ensimmäiset ajatukset on vaihdettu ja mahdollinen ensijännitys on purkautunut, voidaan siirtyä tarkempiin kysymyksiin. On normaalia, että ehdokas saattaa kertoa jopa hyvin laajasti kokemuksistaan ja osaamisestaan, jolloin vastaukset saattavat mennä halutun teeman tai asian vierestä. Haastattelijan tuleekin ohjata keskustelua haluttuun suuntaan ja kysyä tarkkoja kysymyksiä, joiden avulla sopivuutta roolille asetettuihin kriteereihin pystytään tehokkaasti vertaamaan. Keskustelun ohjaamista tukee ennalta määritetty agenda ja kysymyspatteristo.
Jotta haastattelussa säilyy mukava ja vuorovaikutteinen ilmapiiri, on suositeltavaa kysymysten ohessa palata haastateltavan vastauksiin, ja reflektoida kuinka hänen osaamisensa sopii tai peilautuu rooliin. Duunitorin kansallisen rekrytointitutkimuksen mukaan 84 % tutkimuksiin vastanneista kokee haastattelun olevan hyvä, kun siinä keskustellaan riittävästi siitä, miten ehdokkaan osaaminen sopii työnkuvaan.
Jos keskustelun aikana tunnistat kandidaatin osaamisessa puutteita asetettuihin kriteereihin nähden, voit tuoda tämän rohkeasti esiin ja avoimesti puhua aiheesta jo haastattelun aikana. Voit perustella, minkä vuoksi tiettyä osaamista edellytetään tehtävässä, ja siihen vastaten, kandidaatilla on mahdollisuus avata muuta soveltuvaa osaamistaan tai kokemustaan.
4. Kerro selkeästi jatkoaskelista
Rekrytointitutkimuksen mukaan kandidaatit arvostavat selkeää prosessia ja sitä, että myös heidän kysymyksensä kartoitetaan kattavasti haastattelun aikana. Keskustelun lomassa, voit siis antaa haastateltavalle mahdollisuuden esittää kysymyksiä, eikä jättää niitä ainoastaan haastattelun loppuun. Tämä lisää vuorovaikutteisuutta ja positiivista haastattelukokemusta. Rekrytoinnin onnistumista tukee, että prosessin vaiheet ovat selkeät ehdokkaalle ja hän tietää mitä odottaa jokaiselta vaiheelta.
Rekrytointiprosessille on hyvä asettaa alustavat aikataulut, joiden mahdollisista muutoksista tulee viestiä aktiivisesti rekrytointiin osallistuneille. Voit haastattelun lopuksi vielä kerrata, mitä tapahtuu seuraavaksi ja koska rekrytoiva taho on uudelleen yhteydessä jatkoaskelten suhteen. Lopussa voitte keskustella vielä käytännön asioista, kuten palkkausmallista, työajoista ja etätyökäytännöistä, jotta prosessin alussa odotukset näidenkin suhteen ovat yhtenäiset kandidaatin ja organisaationne välillä.
5. Kirjaa ylös muistiinpanot heti haastattelun jälkeen
Yksi tehokkaan rekrytointiprosessin keskeisistä vaiheista on hakijan arvioiminen heti haastattelun jälkeen. Tämä voi tuntua itsestään selvältä, mutta kiireen keskellä muistiinpanojen kirjaamista saatetaan siirtää, mikä voi johtaa myöhemmin virheisiin. Arviointi heti haastattelun jälkeen auttaa pitämään tärkeät havainnot tuoreina mielessä ja objektiviisina. Heti haastattelun jälkeen tehty arviointi haastattelusta auttaa vähentämään henkilökohtaisten tuntemusten vaikutusta päätöksentekoon. Jos arvioinnin jättää myöhemmäksi, tunteet ja intuitio voivat alkaa vaikuttaa enemmän kuin faktat ja hakijan konkreettiset vastaukset.
Muita huomioita
Haastattelun aikana tulisi kunnioittaa sille varattua aikaa ja pitää keskustelu sen aikaraameissa, sekä muistaa kiittää myös ehdokasta haastattelun lopussa. Suosittelemme myös pitämään mielessä haastattelukysymyksiin liittyvät säännökset – lähtökohtana on, että haastattelussa puhutaan työhön liittyvistä asioista, ei siis yksityisasioista, kuten iästä, perheestä, politiikasta tai esimerkiksi terveydentilasta.
Avainsanat
- haastattelu
Julkaistu
Ota yhteyttä
Mikko Savusalo
mikko.savusalo[at]avila.fi