Tietosuojaseloste - Rekrytointien ja henkilöarviointien rekisteri

2. Yhteydenotto

Rekisteriin liittyvissä asioissa ota yhteyttä tietosuoja@avila.fi

3. Rekisterin nimi

Avila Oy:n rekrytointien ja henkilöarviointien rekisteri.

4. Henkilötietojen säilyttäminen ja käsittely

Rekisterin tietoja käytetään Avila Oy:n asiakkaan tilaamien rekrytointien ja henkilöarviointien toteuttamiseen.

Rekrytoinneissa, joissa kandidaatti itse hakee avoimeen tehtävään, tai henkilöarvioinneissa, käsittelyperusteena on yksilön antama kirjallinen suostumus.  

Suorahaussa ehdokastietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Suorahakuyritykset perustelevat henkilötietojen käsittelyä oikeutettuna etuna liiketoimintansa kannalta, ja tämä perustuu kandidaattien ja suorahakuyritysten välisen merkityksellisen ja asianmukaisen suhteen olemassaoloon.

Avila säilyttää henkilöarvioinnin tietoja kahden vuoden ajan tietojen vastaanottamisesta. Säilytysajan umpeuduttua tiedot poistetaan. Rekrytointien tai suorahaun ehdokastietoja säilytetään niin kauan, kuin oikeutettu etu katsotaan olevan voimassa. Ehdokastietoja voidaan käyttää anonymisoidusti tutkimus- ja raportointitarkoituksiin, jolloin yksittäistä vastaajaa ei pystytä henkilöimään tai tunnistamaan.

Mikäli kandidaatti valitaan rekrytoinnin (sis. suorahaun) tai henkilöarvioinnin kautta, valitun kandidaatin tiedot siirtyvät myös toimeksiantajan (asiakkaan) rekisteriin, josta toimeksiantaja on itsenäisenä rekisterinpitäjänä velvollinen ilmoittamaan.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tietosisältö koostuu Avilan asiakkaan toimeksiannosta tehtäviin rekrytointeihin ja henkilöarviointeihin osallistuvista henkilöistä. Tallennettavat tiedot vaihtelevat palvelun mukaan. Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• Rekisteröidyn henkilön nimi, yhteystiedot, kielitaito, koulutustausta, työhistoria.
• Työnhakijoiden työhakemukset, ansioluettelot ja LinkedIn-profiilin URL.
• Haastatteluissa ja psykologisissa soveltuvuusarvioinneissa kertyneet tiedot.
• Mahdollinen muu rekrytointiprossien yhteydessä kertynyt aineisto ja työnhakijoiden oma-aloitteisesti rekisteriin antamat tiedot.

6. Rekisterin tietolähteet

Rekrytoinneissa, joissa kandidaatti itse hakee avoimeen tehtävään, tai henkilöarvioinneissa, rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Suorahaussa potentiaalisia työnhakijoita koskien tietolähteitä ovat esimerkiksi avoimet verkkosivut, uraliitännäiset verkostoitumispalvelut, käyttäjäoikeuksin suojatut ehdokas-, yritys ja toimialatietoa sisältävät tietokannat ja palvelut.

7. Tietojen siirrot tai luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä muihin tarkoituksiin ilman tietojen antajan lupaa, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.

Henkilötietojen käsittely ei tapahdu Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Kaikki yhteistyökumppanimme ovat sitoutuneita noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen käsittelyn turvallisuus

Avila käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötiedot pidetään luottamuksellisina. Rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät Avilan rekrytointietoja koskevan rekisterin vastuuhenkilöt ja rekrytointiin osallistuva Avilan henkilöstö.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Avila käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurit, rajatut tietojen luku-, lähetys- ja poistamisoikeudet, salasanat, kaksivaiheiset tunnistautumiset sekä muut tekniset suojauskeinot.

Avila voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa tietojärjestelmien, jotka sisältävät henkilötietoja, kehitys- ja ylläpitotyötä eri palveluntarjoajille. Avila varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus saada tieto, mitä häntä koskevia tietoja Avilan rekisteriin on tallennettu. Henkilöllä on lisäksi oikeus poistaa tai korjata tietoja. Tiedot poistetaan pyynnön mukaisesti silloin, jos laki ei edellytä niiden säilyttämistä.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus. Perumisella ei ole vaikutusta sitä aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään sähköisesti, ja ne lähetetään tässä tietosuojaselosteessa mainittuun rekisterinpitäjän sähköpostiin. 

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tai vastustaa tietojensa käsittelyä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

10. Muutokset tietosuojaan

Tätä tietosuojaselostetta voidaan tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää. Muutokset voivat perustua palveluidemme kehittämiseen, parantamiseen tai tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.