Tietosuojaseloste - Osaajayhteisön ja työnhakijoiden rekisteri  

2. Yhteydenotto

Rekisteriin liittyvissä asioissa ota yhteyttä tietosuoja@avila.fi

3. Rekisterin nimi

Avila Oy:n osaajayhteisön ja työnhakijoiden rekisteri.

4. Henkilötietojen säilyttäminen ja käsittely

Rekisterin tietoja käytetään työnhakijan työllistymiseen Avilan palveluiden kautta. Avila kerää työnhakijoiksi rekisteröityvistä henkilöistä heidän työllistymistään palvelevia tietoja.

Rekisteröity itse antaa suostumuksen tietojensa käyttöön Avilan toteuttaman rekrytoinnin tai Avilan urasivujen kautta. Henkilön tietoja voidaan tällöin hyödyntää viestimiseen uusista työmahdollisuuksista, osaamisen kehittämiseen liittyvistä palveluista ja tutkimusten sekä kyselyiden toteuttamiseen.

Henkilötietoja säilytetään Avilan osaajayhteisössä 24 kuukauden ajan. Tämän säilytysajan päätteeksi henkilöltä kysytään aktiivisesti halukkuutta yhteisön jäsenenä jatkamiseen. Aktiivisella hyväksynnällä henkilö voi jatkaa yhteisön jäsenenä myös pidemmän ajan, muussa tapauksessa henkilötiedot poistetaan automaattisesti säilytysajan jälkeen.

Asiakkaillemme tarjottavissa palveluissa henkilöiden tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Tässä pohjana toimii työnantajan ja Avilan välinen sopimus.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tietosisältö koostuu Avilan toteuttamien rekrytointien aikana kerätyistä tiedoista tai rekisteröidyn itse antamista tiedoista. Tallennettavat tiedot voivat vaihdella. Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• Rekisteröidyn henkilön nimi, yhteystiedot, syntymäaika, kielitaito, koulutustausta, työhistoria. 
• Rekisteröidyn toimittamat dokumentit, kuten työhakemukset, ansioluettelot ja LinkedIn-profiilin URL.
• Työllistymiseen ja urakehitykseen liittyvät tiedot ja toiveet.
• Rekisteröidyn Avilan uraportaaliin tai muihin alustoihin tallentamat tiedot. 
• Rekisteröidyn tekemät valinnat suoramarkkinointiin ja viestintään liittyen. 

6. Rekisterin tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Rekrytoinneissa, joissa kandidaatti itse hakee avoimeen tehtävään, käsittelyperusteena on yksilön antama kirjallinen suostumus.  

7. Tietojen siirrot ja luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä muihin tarkoituksiin ilman tietojen antajan lupaa, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.

Henkilötietojen käsittely ei tapahdu Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Kaikki yhteistyökumppanimme ovat sitoutuneita noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen käsittelyn turvallisuus

Avila käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötiedot pidetään luottamuksellisina. Rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät Avilan rekrytointietoja koskevan rekisterin vastuuhenkilöt ja rekrytointiin osallistuva Avilan henkilöstö.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Avila käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurit, rajatut tietojen luku-, lähetys- ja poistamisoikeudet, salasanat, kaksivaiheiset tunnistautumiset sekä muut tekniset suojauskeinot.

Avila voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa tietojärjestelmien, jotka sisältävät henkilötietoja, kehitys- ja ylläpitotyötä eri palveluntarjoajille. Avila varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus saada tieto, mitä häntä koskevia tietoja Avilan rekisteriin on tallennettu. Henkilöllä on lisäksi oikeus poistaa tai korjata tietoja. Tiedot poistetaan pyynnön mukaisesti silloin, jos laki ei edellytä niiden säilyttämistä.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus. Perumisella ei ole vaikutusta sitä aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään sähköisesti, ja ne lähetetään tässä tietosuojaselosteessa mainittuun rekisterinpitäjän sähköpostiin. 

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tai vastustaa tietojensa käsittelyä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

10. Muutokset tietosuojaan

Tätä tietosuojaselostetta voidaan tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää. Muutokset voivat perustua palveluidemme kehittämiseen, parantamiseen tai tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.