Kun uusi tehtävä avautuu organisaatiossa, on normaalia pohtia erilaisia rekrytoinnin tapoja, jotta oikea henkilö rooliin löytyisi mahdollisimman sujuvasti ja kustannustehokkaasti. Lähtökohtana kuitenkin on, että hyvin toteutettu rekrytointi vie aina aikaa ja resursseja. Organisaatiossa kannattaakin pohtia, riittävätkö omat voimavarat prosessin läpiviemiseen, vai olisiko tehokkaampaa kääntyä ulkopuolisen kumppanin puoleen.
Päätöksentekoa voi tukea ottamalla suunnittelussa huomioon eri sidosryhmien tehtävät, heidän käytettävissä oleva aika, rekrytoinnin vaativuus, prosessiin osallistuvien henkilöiden palkkakulut ja muut mahdolliset kustannukset. Tässä artikkelissa perehdymme tarkemmin rekrytoinnin kustannuksiin sisäisesti toteutettuna ja ulkoistettuna palveluna.
Rekrytointiin kuluu resursseja
Oman organisaation resursseja sekä prosessin kustannuksia kannattaa pohtia monesta eri näkökulmasta rekrytointiprosessin alkaessa. Kulut jakautuvat suoriin kustannuksiin, sekä sivukuluihin. Suorat kustannukset ovat mm. rekrytointiin osallistuvien työntekijöiden palkkakustannukset ja sivukustannukset tulevat esimerkiksi rekrytoinnin ulkoistamisesta.
Sidosryhmät, arvio työajasta ja palkkakuluista
Rekrytointiprosessin eri vaiheisiin kuuluvat muun muassa:
- Kriteerien määrittely
- Rekrytointistrategian suunnittelu
- Työpaikkailmoituksen kirjoittaminen
- Kandidaattikommunikaatio
- Haastattelut
- Mahdolliset psykologiset henkilöarvioinnit ja case study -tehtävät
- Neuvotteluvaihe sekä sopimuksen allekirjoitus
Kustannuksiin vaikuttavat siis rekrytointiin käytetty aika, osallistuvien sidosryhmien ja -henkilöiden määrä ja heidän palkkakustannuksensa. Prosessin alkaessa kannattaa pohtia, keitä tarvitaan aktiivisesti rekrytoinnin edistämiseen, sekä identifioida myös organisaation muut henkilöt, joiden tukea voidaan tarvita rekrytoinnin aikana. Kustannuksiin on siis laskettava mukaan kaikki henkilöt, jotka ottavat osaa esimerkiksi haastatteluihin, sisäisiin tapaamisiin tai esimerkiksi roolin markkinointiin.
Osaaminen
Piilevien kustannusten välttämiseksi kannattaa varmistaa, että organisaatiolla on mietittynä etukäteen haun toteuttavan rekrytoijan osaaminen, verkostot ja aikataulut. Erityisesti suorahaussa vaaditaan kykyä kartoittaa potentiaalisia osaajia isostakin massasta. Tieto ja ymmärrys toimialan ja työmarkkinan tilanteesta tukevat onnistunutta suorahakua.
Eteen voi tulla myös tilanteita, että omassa yrityksessä ei ole selkeää vastuuhenkilöä, joka vie rekrytoinnit asiantuntevasti eteenpäin. Näissä tilanteissa kustannustehokkaiden tulosten saavuttaminen voi olla haasteellista, sillä tuloksiin pääseminen voi olla monien kuukausien kysymys. Pitkittyneiden rekrytointien vaikutukset saattavat alkaa heijastumaan lisäksi yrityksen talouteen sekä suorituskykyyn.
Markkinoinnilla näkyvyyttä
Ilmoitukset ja erilaiset markkinointikampanjat avoimista työpaikoista eri kanavissa, kuten verkkosivustoilla, sosiaalisessa mediassa, LinkedInissa ja rekrytointikanavissa (Duunitori, Jobly, Oikotie), tulisivat laskea mukaan rekrytoinnin suoriin kustannuksiin. Mahdolliset tutkimukset ennen rekrytointia, esimerkiksi työnantajamielikuvaan liittyen, tulisi ottaa huomioon resursseja suunnitellessa. Voit tutustua täältä lisää työnantajamielikuvan tutkimukseen.
Virherekrytointi on suuri ylimääräinen kustannus, jolla on vaikutus pitkälle organisaation toimintaan
Virherekrytointi aiheuttaa organisaatiolle merkittäviä kustannuksia. Virherekrytoinniksi luetellaan ne tilanteet, kun rekrytoitu työntekijä ei pärjääkään odotetusti roolissa ja hänet joudutaan irtisanomaan koeajan aikana, tai työntekijä itse jättää tehtävän koeajan puitteissa.
Epäonnistuneen rekrytoinnin kustannukset sisältävät rekrytointiprosessin läpiviemisestä aiheutuneet kulut, sekä työsuhteen aikana kertyneet palkkakustannukset. Hintalappu on tietysti suurempi mitä korkeamman tason roolista on kyse ja kuinka pitkään työsuhde on ehtinyt jatkua.
Rekrytoinnin kustannuksiin lasketaan myös vaihtoehtoiskustannukset, joiden suuruus korostuu virherekrytoinneissa. Vaihtoehtokustannuksilla tarkoitetaan menetettyä tuottoa silloin kun työntekijä on käyttänyt aikaansa rekrytointiin laskutettavan työn sijasta. Vaihtoehtokustannus voidaan yksinkertaistettuna laskea kertomalla rekrytointiin käytetyt työtunnit laskutettavan työn tuntiarvolla.
Virherekrytointeja voi välttää tehokkaasti keskittymällä rekrytoinnin alussa kriteerien selkeään määrittelyyn. Suoraviivainen rekrytoinnin edistäminen sekä kandidaattikokemuksesta huolehtiminen edesauttavat onnistumista. Objektiivisuutta rekrytointipäätöksen tekoon tuo myös soveltuvuutta mittaavat psykologiset arvioinnit.
Kumppaniin nojautuminen on tehokas ja luotettava vaihtoehto
Rekrytointikumppanin palveluihin nojautuminen voi tuntua välillä isolta kustannukselta, mutta arvioiden kaikki aiemmin artikkelissa käydyt organisaation omat resurssitarpeet sekä mahdolliset kulut, organisaatiot säästävät kumppanin kanssa toimiessa niin omassa ajankäytössään kuin työntekijöiden resursseissa.
Avilan kanssa toimessa organisaatiolle jaetaan aina havaintoja työ- ja kandidaattimarkkinoista ja niiden mahdollisista muutoksista, sekä jaamme aktiivisesti kandidaattien palautetta rekrytointiprosessin aikana. Pyrimme lisäksi kuormittamaan rekrytoivaa esihenkilöä sekä muita rekrytoinnissa mukavia olevia sidosryhmiä mahdollisimman vähän rekrytoinnin aikana, jotta toimeksiantajan HR-edustajat ja rekrytoivat esihenkilöt voivat käyttää aikaansa organisaation ydintoiminnan kehittämiseen. Kumppanin kanssa toimiessa organisaatiot voivat lisäksi seurata asiantuntijoiden toimintaa ja oppia siitä seuraavia rekrytointeja ajatellen.
Yleensä kumppanin kanssa toimiessa rekrytoinneilla on takuu, joka turvaa yritystä myös mahdollisissa tilanteissa, joissa työsuhde purkautuu koeajan aikana. Näissä tapauksissa kumppani sopimuksen mukaan on velvollinen aloittamaan rekrytoinnin uudelleen kulutta. Avila tarjoaa aina 6kk rekrytointitakuun asiantuntija- sekä esihenkilöiden rekrytoinneissa, sekä 12kk takuun Executive tason rekrytoinneissa.
Rekrytoinnin hinta yhteistyössä kumppanin kanssa
Valitessasi kumppanin rekrytointiin tueksi, projektin hinta vaihtelee riippuen haettavan roolin kriteereistä. Yleisesti suorahaun veloitus perustuu palkattavan työntekijän kuukausipalkkaan. Mukana hinnallisuuden muodostamisessa voi olla myös palkkakerroin, joka vastaa rekrytoivan roolin haastavuutta.
Suomessa rekrytointipalveluiden hinta sijoittuu yleensä noin 5000–15 000 euron hintahaitariin asiantuntijatason rekrytoinneissa. Asiantuntijarekrytoinneilla viitataan yleensä henkilöihin, joilla on 2–8 vuoden kokemus alalta. Johtajatason rekrytoinneissa kustannukset nousevat reippaasti ja voivat yltää kymmeniin tuhansiin euroihin.
Suorahaku- ja rekrytointiyrityksien laskutusmallit eroavat toimijan mukaan. Laskutusmalleja ovat kiinteä laskutus, tulosperusteinen eli success fee -pohjainen laskutus tai näiden yhdistelmä. Laskutus roolista voi siis tapahtua joko etukäteen, rekrytointiprosessin aikana, tai vasta silloin kuin rooliin on löydetty työntekijä ja työsopimus on allekirjoitettu. Avilan suorahaun hinnastoon voit tutustua tarkemmin täältä.
Aloittaessa yhteistyötä rekrytointikumppanin kanssa ja eri tarjouksia vertaillessa, kannattaa myös tarkastella rekrytointiprosessin sisältöä seuraavista näkökulmista:
- Takuu: Yleensä rekrytointikumppanit sitoutuvat tarjoamaan rekrytoinnille takuun, joka kattaa 6-12kk ajanjakson. Takuu voi myös turvata sellaiset tilanteet, kun päteviä kandidaatteja ei löydy, ja rekrytointia tai suorahakua tulee jatkaa. Takuu kattaa myös koeajan aikana puretut työsuhteet tai työntekijän oman irtisanoutumisen.
- Rekrytoinnin toteutus: Rekrytointikumppanin kanssa toimiessa voidaan valita oikea lähestymistapa rekrytoinnille suorahaun, ilmoitushaun tai niiden yhteisen hybridimallin väliltä. Tarjouksia tarkastellessa, kannattaa tarkistaa, millaiset kampanjatyypit rekrytointiin sisältyy.
- Soveltuvuusarvioinnit: Avilalla rekrytointeihimme sisältyy automaattisesti kaksi psykologista henkilöarviointia, jonka avulla varmistetaan objektiviinen valinta sekä minimoidaan virherekrytointien riskit. Eri toimijoiden mahdollisia arviointeja vertaillessa, kannattaa varmistaa menetelmien luotettavuus sekä toteutetaanko arviointi psykologisesti.
Jos organisaationne pohtii seuraavan rekrytoinnin eri toteuttamistapoja, autamme mielellämme sopivimpien keinojen löytämisessä.
Avainsanat
- ilmoitushaku, rekrytoinnin hinta, virherekrytointi
Julkaistu
Ota yhteyttä
Mikko Savusalo
mikko.savusalo[at]avila.fi